Inleiding
De Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden (verder ook te noemen LCvV of de commissie) is een commissie als bedoeld in artikel 10 lid 1 van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ). De commissie behandelt medezeggenschapsgeschillen die worden ingediend door zorgaanbieders en/of cliëntenraden die door zorgaanbieders zijn ingesteld. De commissie verwerkt incidenteel en in geringe mate persoonsgegevens bij haar werkzaamheden. Dit kan onder meer betreffen de NAW gegevens van cliëntenraadsleden en hun betrekking/relatie tot een zorgaanbieder. In dit privacyreglement informeert de LCvV betrokkenen over de wijze waarop zij omgaat met deze gegevens.
Heeft u vragen over het werk van de LCvV of over de omgang met (persoons)gegevens door de commissie? Stelt u deze dan aan de ambtelijk secretaris van de LCvV via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. of
Postbus 8258
3503 RG Utrecht
06 11 45 21 67
Privacyreglement LCvV
Artikel 1 Reikwijdte en begripsbepaling
1.1 Dit reglement is van toepassing op alle werkzaamheden die de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden uitvoert in het kader van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorgsector en het Reglement LCvV. Het privacyreglement heeft betrekking op de verwerking van gegevens van personen en organisaties die zich tot de commissie wenden in het kader van de behandeling van Wmcz geschillen en overige taken en werkzaamheden die de commissie verricht.
1.2 De begripsbepalingen uit art. 1 van het Reglement LCvV zijn van overeenkomstige toepassing op dit Privacyreglement LCvV.
Aanvullende begripsbepalingen:
Persoonsgegevens: elk gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een persoon; Verwerken: elke bewerking of geheel van bewerkingen van stukken van partijen en verslag van bemiddelingsgesprek; agenda, notulen, ter vergadering behandelde stukken; sollicitatiebrieven en CV’s.
1.3 Dit reglement is van toepassing op gegevens over personen en organisaties die zich tot de LCvV wenden en die op papier en elektronisch worden verwerkt.
Artikel 2 Geheimhouding
2.1 De leden van de commissie en de secretaris zijn gehouden tot geheimhouding van alle informatie die hen uit hoofde van hun functie bekend is geworden en waarvan zij het vertrouwelijke karakter redelijkerwijs moeten begrijpen.
2.2 De leden van de commissie en de secretaris zijn gehouden tot geheimhouding van hun beraad ten aanzien van een uitspraak of een bemiddeling.
2.3 De geheimhoudingsplicht van de leden van de commissie geldt niet ten opzichte van elkaar, ten opzichte van de secretaris en ten opzichte van de leden van de stuurgroep LCvV. De geheimhoudingsplicht van de secretaris geldt niet ten opzichte van de leden van de com- missie en de leden van de stuurgroep LCvV. De geheimhoudingsplicht van de leden van de stuurgroep LCvV geldt niet ten opzichte van de leden van de commissie en van de secretaris. Leden van de stuurgroep hebben een zelfstandige geheimhoudingsplicht tegenover derden voor zover het informatie betreft over zorgaanbieders en cliëntenraden die zich tot de LCvV wenden.
2.4 De geheimhoudingsplicht van de leden van de commissie vervalt niet bij het einde van hun lidmaatschap. De geheimhoudingsplicht van de secretaris vervalt niet bij de beëindiging van zijn/haar functie.
2.5 De leden van de commissie tekenen een verklaring waarin zij de geheimhoudingsplicht die in de artikelen hiervoor is weergegeven, onderschrijven. De geheimhoudingsplicht van de secretaris wordt vastgelegd in de overeenkomst van opdracht die met de stuurgroep LCvV wordt afgesloten.
2.6 Op de website van de LCvV en in haar jaarverslagen wordt vermeld wie lid zijn van de commissie met daarbij enige informatie over actuele en vroegere (neven)functies.
Artikel 3 Bewaartermijnen
3.1 Gegevens die de LCvV bij de uitvoering van haar werkzaamheden ontvangt van en over zorgaanbieders en/of cliëntenraden en/of derden worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is om de doelen te bereiken waarvoor deze informatie is verstrekt.
3.2 De bewaartermijn voor gegevens in een zaakdossier en bemiddelingsdossier is vastgesteld op 2 jaar nadat de zaak formeel is afgesloten door een daartoe strekkende verklaring en/of door het doen van een uitspraak over een zaak. Deze gegevens worden gedurende 2 jaar door de secretaris bewaard en vervolgens vernietigd, met uitzondering van de originele ondertekende uitspraak; deze wordt gedurende 10 jaar bewaard.
3.3 De leden van de LCvV vernietigen de in hun bezit zijnde gegevens in een zaakdossier en bemiddelingsdossier binnen twee maanden nadat een zaak formeel is afgesloten door een daartoe strekkende verklaring en/of door het doen van een uitspraak over een zaak.
3.4 Gegevens die aan de commissie worden toegezonden in het kader van algemene vragen, verzoeken om advies en voorlichting worden bewaard tot een jaar na ontvangst.
3.5 Gegevens die aan de commissie worden toegezonden in het kader van sollicitaties op vacatures voor lidmaatschap worden terstond nadat de vacature is ingevuld (of anderszins is komen te vervallen) vernietigd met uitzondering van de gegevens van de persoon die het lidmaatschap heeft verworven en als lid toetreedt tot de commissie. Wanneer de commissie gegevens van een kandidaat langer wil bewaren met het oog op toekomstige vacatures wordt daarvoor diens toestemming gevraagd.
3.6 Vergaderdossiers van de stuurgroep en de commissie worden bewaard tot 7 jaar na vergaderdatum en vervolgens vernietigd.
3.7 Uitspraken van de LCvV worden in geanonimiseerde vorm op de website van de LCvV geplaatst en hierbij geldt geen bewaartermijn. Informatie over behandelde zaken wordt in geanonimiseerde vorm in het jaarverslag verwerkt. Het jaarverslag wordt op de website van de LCvV geplaatst en kent geen bewaartermijn.
Artikel 4 Afschrift en/of vernietiging
4.1 De persoon of organisatie die de onder 3.1 tot en met 3.5 genoemde gegevens oorspronkelijk aan de commissie verstrekt heeft, kan gedurende de bewaartermijn een verzoek tot het ontvangen van een afschrift van deze gegevens dan wel een verzoek tot eerdere vernietiging indienen bij de secretaris van de commissie. Verzoeken om afschrift en/of vernietiging worden op grond van dit reglement en de AVG beoordeeld.
Artikel 5 Gegevensbeveiliging
5.1 Gegevens worden beveiligd met naar de stand van de techniek passende (technische en organisatorische) maatregelen.
Ondertekening
Dit reglement geldt als aanvulling op het Reglement LCvV, laatstelijk vastgesteld in april 2013.
Aldus vastgesteld ter vergadering van de Stuurgroep LCvV Utrecht, 16 mei 2019